INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI EX ART. 13 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 PER LE SEGNALAZIONI EFFETTUATE AI SENSI DELLA NORMATIVA SUL CD. “WHISTLEBLOWING”

La informiamo che, ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (di seguito “Regolamento” o “GDPR”), i suoi dati personali potranno essere raccolti e trattati nell’ambito delle attività di segnalazione di fenomeni illeciti e comportamenti sospetti che possano costituire una violazione delle norme che disciplinano le attività di Onetag S.r.l., con sede legale in Corso Italia, 22, 20122, Milano (di seguito “Onetag” o la “Società”), nonché delle regole di comportamento contenute nel Codice Etico, disponibile sul sito Internet della Società, e nel Modello Organizzativo ex D. Lgs. 231/2001 (di seguito “Segnalazione Whistleblowing”) da parte della Società e saranno trattati dalla medesima, in qualità di Titolare del trattamento.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei Suoi dati personali, ovvero il soggetto che definisce le modalità e finalità del trattamento dei Suoi dati personali, è Onetag come sopra definito. La struttura del Titolare è dotata di un Data Protection Officer (“DPO”) che è disponibile per qualunque informazione relativa al trattamento dei Suoi dati personali all’indirizzo dpo@onetag.com.

2. Categorie e tipi di dati personali oggetto del trattamento

I dati personali oggetto di trattamento potrebbero essere i Suoi dati anagrafici (tra i quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, nome, cognome, indirizzo e-mail, ecc.) nonché i dati identificativi del soggetto segnalato. Inoltre, nel contesto delle segnalazioni potrebbero essere rivelati dati rientranti nelle “categorie particolari” di dati personali ai sensi dell’art. 9 del GDPR, ovvero dati idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale e dati cd. giudiziari ai sensi dell’art.10 del GDPR (ovvero dati relativi a condanne penali e reati). In generale, La invitiamo a non fornire tali categorie di dati Suoi o di terzi, salvo che ciò non sia strettamente necessario ai fini della Segnalazione Whistleblowing.

4. Modalità di trattamento e riservatezza della Segnalazione

I Suoi dati personali saranno trattati, nei limiti sopra indicati, al fine di ricevere, analizzare e gestire la Segnalazione Whistleblowing. Le basi giuridiche per il trattamento dei dati personali contenuti nelle segnalazioni sono gli artt. 6(1)(c) (“[…] il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale di cui al D.Lgs. n. 24/2023 […]”) e laddove necessario in caso di contestazioni e controversie concrete, l’art. 9(2)(f) del GDPR (“[…] il trattamento è necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o ogniqualvolta le autorità giurisdizionali esercitino le loro funzioni giurisdizionali […]”).

Della Segnalazione Whistleblowing verranno gestiti solo da personale autorizzato ad effettuare tali attività e che si è impegnato alla riservatezza. È fatta salva la condivisione del contenuto della Segnalazione Whistleblowing con i soggetti prescritti dalla legge (cfr. Sezione 5.c). Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative atte a garantire un livello di sicurezza adeguato ai rischi identificati, mediante tecniche di crittografia.

5. Destinatari dei dati

I Suoi dati personali e, più in generale, tutti i dati personali comunicati con la Segnalazione Whistleblowing, unitamente alla documentazione a supporto della medesima, potrebbero essere condivisi, nella misura strettamente necessaria, con i seguenti soggetti, che agiscono come responsabili del trattamento per conto di Onetag e che sono obbligati alla riservatezza:

a) lo studio WST Law Firm che è stato individuato da Onetag come ricevente principale delle Segnalazioni Whistleblowing pervenute per il tramite della piattaforma _Whistleblower Software system. Nello specifico, i compiti svolti dallo studio Fieldfisher connessi alla ricezione delle Segnalazioni Whistleblowing comprendono (i) il riscontro di avvenuta ricezione della Segnalazione Whistleblowing al segnalante, (ii) una prima valutazione di pertinenza della Segnalazione Whistleblowing, (iii) la trasmissione della segnalazione al referente aziendale di Onetag individuato dalla Società stessa, (iv) la gestione del riscontro alla segnalazione, sulla base delle istruzioni indicate da Onetag. b) la società ABLex S.r.l., fornitrice della piattaforma mediante la quale potranno essere effettuate le Segnalazioni Whistleblowing; c) eventuali consulenti legali esterni, sottoposti ad adeguati obblighi legali e contrattuali di riservatezza, che possano fornire attività di consulenza alla Società relativamente alle attività di gestione della Segnalazione Whistleblowing; d) soggetti, enti o autorità – autonomi titolari del trattamento-a cui sia obbligatorio comunicare i Suoi Dati Personali in forza di disposizioni di legge o di ordini delle autorità.

6. Trasferimento dei dati extra UE

I Suoi dati personali non saranno trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In caso di trasferimento di dati al di fuori dell’Unione Europea, il Titolare assicura sin da ora il rispetto delle disposizioni di legge applicabili stipulando, se necessario, accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato e/o l’adozione di clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.

7. Conservazione dei dati

I Suoi dati saranno conservati solo per il tempo necessario ai fini per cui sono raccolti, rispettando il principio di minimizzazione di cui all’articolo 5(1)(c) del GDPR e, in particolare, per cinque anni dall’invio della Segnalazione Whistleblowing, in ragione del termine di prescrizione dell’eventuale azione scaturente dalla medesima segnalazione. Maggiori informazioni sono disponibili presso la Società o il suo DPO, contattabili ai recapiti sopra indicati.

8. I Suoi diritti

Lei ha il diritto di chiedere al Titolare, in qualunque momento, maggiori informazioni sul trattamento dei Suoi dati personali, l’accesso ai Suoi dati personali (ma tale diritto è escluso nell’ipotesi in cui dal suo esercizio possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante, ai sensi dell’art. 2-undecies lett. f del D.Lgs. 196/2003 “Codice Privacy”), la rettifica o la cancellazione degli stessi o di opporsi al loro trattamento, ha inoltre diritto di richiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall'art. 18 del Regolamento. In particolar modo, per quanto riguarda il Suo diritto di opporsi al trattamento effettuato sulla base del legittimo interesse della Società, ai sensi dell’art. 21(1) del Regolamento, esso potrà essere esercitato precisando i motivi connessi alla Sua specifica situazione personale che giustificano l’opposizione in questione. Si precisa che, in tali casi, la Società si asterrà dal trattare ulteriormente i dati personali salvo che vi siano “motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell'interessato oppure per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria”.

Le richieste vanno rivolte per iscritto al Titolare al seguente indirizzo e-mail: dpo@onetag.com. In ogni caso Lei ha sempre diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente (Garante per la Protezione dei dati personali), ai sensi dell'art. 77 del Regolamento, qualora ritenga che il trattamento dei Suoi Dati Personali sia contrario alla normativa in vigore, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).

Informativa Privacy Whistleblowing – ultima modifica 7/5/2025